По итогам инвентаризации организации должны оформлять ее результаты документально. Делается это с помощью специальных актов и описей. В связи с этим, лица, ответственные за осуществление инвентаризаций, должны знать, как выглядит образец заполнения акта о результатах инвентаризации.
Если в ходе проверки комиссия выявила недостачу или излишек, ей нужно будет сформировать ведомость расхождений. Ее нужно формировать только по тем активам, по которым имеются расхождения с учетными сведениями.
Уже на основании данной ведомости формируется акт о результатах инвентаризации формы 0504835. На акте должны проставить свои подписи председатель и все члены комиссии. Также его должен заверить управляющий компании. Акт об итогах проверки должен быть оформлен по каждому работнику, несущему материальную ответственность, у которого обнаружен излишек или недостача.
Процедура составления акта по результатам инвентаризации
При формировании акта необходимо принимать во внимание следующие моменты:
- Акт составляется комиссией по инвентаризации. Его должны подписать все члены комиссии, их должно быть как минимум два человека.
- Официальный бланк акта установило законодательство. Однако организация вправе разработать свой собственный бланк акта.
- В начале документа должна быть указана причина его оформления.
- В обязательном порядке нужно указать председателя комиссии, а также всех ее членов (они записываются в алфавитном порядке).
- Необходимо четко расписать все события, которые привели к формированию акта.
- По итогам инвентаризации нужно будет сделать выводы и выдвинуть рекомендации.
- Заключительный акт инвентаризации должен утвердить управляющий компании.
Порядок оформления акта
Так как акт является результатом проверки, его разработке предшествует приказ. Руководитель организации обязан издать приказ о назначении комиссии по инвентаризации. В ее состав могут входить любые работники компании, кроме мат. ответственных сотрудников.
Узнать подробнее об инвентаризационной комиссии, а также посмотреть образец приказа о её назначении можно в .
Согласно Приказу Минфина от 30 марта 2015 года №52н инвентаризационный процесс происходит во всех организациях по определенному алгоритму. Результатом этой деятельности становится ряд документов. Главный из них, завершающий и подводящий итоги, – акт о результатах инвентаризации.
ФАЙЛЫ
2 файла
Механизм прохождения
Начинается все с приказа руководителя (формы ) о начале прохождения этой процедуры. Выбирается комиссия. Она может состоять как из руководителей учреждения, так и из привлеченных аудиторов или простых сотрудников компании, специалистов по измерениям чего-либо и пр.
Каждое материально ответственное лицо предварительно составляет расписку в том, что материальные ценности, находящиеся под его контролем, классифицированы, а затем списаны либо оприходованы (и переданы для инвентаризации). Сотрудники делают это согласно п. 2.4 Приказа Минфина от 13.06.1995 г. №49.
Комиссия приступает к процессу в назначенный день. Все лица, которые перечислены в приказе, должны при этом присутствовать, иначе всё мероприятие может быть признано недействительным со всеми вытекающими последствиями.
Элементы документа
Бумага основывается на данных сличительных ведомостей (описей) и состоит их трех частей:
- Шапка документа. Включает код ОКУД, число заполнения, название учреждения.
Важный момент! Ведомость расхождений формы 0504835 составляется только при том варианте развития событий, если были обнаружены какие-либо излишки или недостача. При полном соответствии нужды в составлении ведомости нет.
Какие активы (ценности) инвентаризируются
Каждая разновидность ценностей предполагает составление акта соответствующей формы. Это описано в пункте 1.2 Постановления Госкомстата от 18.08.98. Итак, выделяют:
- Основные средства. Акт будет составлен по форме .
- Товары. .
- Нематериальные активы. Товарные знаки, программы и пр. ИНВ-1а.
- Материалы, отдельные элементы товаров.
- Деньги. Как наличные, так и размещенные на банковских депозитных счетах.
- Долговое содержимое учреждения.
За каждую единицу, подлежащую проверке, отвечает назначенное материально ответственное лицо (МОЛ). Обычно сотрудник берет на себя обязательства материальной ответственности, устраиваясь на работу и заключая соответствующий договор.
Принципиально важно! Информация о фактическом состоянии материальных и других средств заносится в акт минимум в 2 экземплярах.
Члены комиссии могут использовать все доступные способы (оговоренные в Методических рекомендациях), которые дают информацию о проверяемых объектах, их количестве и качестве.
Причины расхождений
Если фактическое наличие объектов при подсчете не совпадает с документально зафиксированным, то причиной этому может быть:
- Бракованная продукция, которую вовремя не списали.
- Пересортица.
- При нормативном методе учета – погрешности при соблюдении технологических норм списания.
- Допущение ошибок при принятии на учет либо списании.
- Кражи.
В каждом конкретном случае при расхождении следует составлять ведомость расхождений и принимать меры по приведению в соответствие реальной и документальной информации.
Сопутствующие документы
Бумага не будет иметь силу без:
- Приказа руководства о начале формирования комиссии. В нем подробно прописаны объекты проверки, дата (или даты начала и окончания), место и участвующие лица.
- Инвентаризационной описи. Подробности по каждой позиции никогда не будут лишними.
- . Она является своеобразным приложением к предыдущему документу.
Кем утверждается, где регистрируется
Помимо подписи состава комиссии, акт обязательно должен «закрепить» своей подписью руководитель организации. Приказ, который содержит список членов комиссии, обязательно заносится в специальную книгу контроля за выполнением приказов учреждения.
Если в учреждении маленький штат и небольшое количество материальных и других ценностей, участвующих в деятельности, то допускается использование присутствующей ревизионной комиссии.
Если допущена ошибка
Исправления в уже составленной бумаге допустимы, но они производятся особым образом. Неверные данные зачеркиваются, а над ними пишутся верные. Потом каждый из членов комиссии и материально ответственное лицо должны поставить рядом с этим исправлением свою подпись в знак того, что они в курсе и согласны с исправлением.
Недопустимо оставлять какие-либо строки документа пустыми. Если бумага содержит больше строк, чем нужно, то лишние после завершения процесса зачеркиваются.
В случае длительных проверок
Если комиссия работает с перерывами (ночь, обед и пр.), то вся документация во время ее отсутствия должна быть заперта в сейф или шкаф без возможности постороннего доступа. Помещение, в котором проходил процесс и должен продолжаться, обычно опечатывают на ночное время суток.
Контроль
Инвентаризация сама по себе – форма контроля. Но после её окончания возможно проведение контрольных проверок правильности проведения инвентаризации. Состав участников при этом может лишь расшириться.
Начинать такую проверку можно строго до срыва печатей с помещения, где проводился первичный учёт ресурсов.
Итоги специальных контрольных проверок бывают оформлены в виде акта о контрольной проверке правильности проведения (ф ИНВ-24) и подлежат регистрации в книге учета контрольных проверок правильности проведения процесса.
Также в больших учреждениях могут проводиться внеплановые мероприятия, связанные с выборочным учетом материальных ценностей. Что касается сроков, то проверка реализуется в любой период по усмотрению руководителя.
Где отражаются расхождения
Бухучет обязан содержать данные обо всех видах проверок. Причем отчетный период должен включать дату (или даты) инвентаризации, проходившей в это время.
Помимо составления , понадобится ещё занесение документа в общий бухучет в программе 1С.
Когда нужен протокол инвентаризации?
Основным нормативным документом, регламентирующим проведение инвентаризации, являются Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49.
Протокол инвентаризации косвенно упоминается только в п. 5.3 указаний. Там идет речь об объяснениях при выявлении недостач. Таким образом, из буквального прочтения документа можно сделать вывод, что протокол необходимо составлять, только если в ходе инвентаризации были обнаружены отклонения.
Однако обычно протокол составляют в любом случае. Этот документ подводит итоги инвентаризации и содержит решения, принятые по ее результатам. Кроме того, ситуации, когда по итогам инвентаризации не обнаружено вообще никаких отклонений, на практике встречаются крайне редко.
Содержание и образец заполнения протокола инвентаризации
Типовая форма протокола не утверждена, поэтому каждое предприятие может разработать ее самостоятельно с учетом общих требований, предъявляемых к делопроизводству. Для того чтобы документ мог объективно отражать результаты инвентаризации и принятые решения, он должен содержать следующую основную информацию:
Не знаете свои права?
- Наименование компании.
- Дата и место проведения проверки (населенный пункт).
- Структурное подразделение, в котором проводилась инвентаризация.
- Состав комиссии.
- Проведенные в ходе проверки мероприятия.
- Итоги проверки.
- Перечень нарушений, если они обнаружены.
- Виновные лица, если они установлены.
- Предложение рабочей группы по результатам проверки.
- Перечень выступивших на заседании лиц и содержание их выступлений.
- Принятые решения по всем вопросам.
Образец протокола по результатам инвентаризации можно скачать по ссылке ниже:
Протокол подписывается всеми членами инвентаризационной комиссии. В случае необходимости к нему прилагаются документы: объяснения ответственных лиц, решения государственных органов и т. п.
Решения по итогам проведения инвентаризации
Приведенный выше образец протокола по инвентаризации завершается перечнем принятых решений. Они зависят от наличия выявленных по результатам проверки отклонений.
- Нарушений не выявлено. Это самый простой и наиболее редко встречающийся на практике вариант. В этом случае решение формулируется просто: «Утвердить результаты инвентаризации».
- Выявлены только недостачи. В данном случае возможны два варианта. Если установлены ответственные лица и трудовое законодательство позволяет удержать с них сумму недостачи, она полностью списывается за счет виновных лиц. Если же установить виновников не удалось или закон предусматривает ограничение по сумме взыскания, остаток недостачи списывают на убытки компании.
- Выявлены только излишки. Их следует оприходовать по рыночным ценам с отнесением на прочие доходы компании. Рыночные цены организация может определить самостоятельно или привлечь независимого оценщика.
- Выявлены и излишки, и недостачи. В этом случае следует сначала проверить, можно ли зачесть так называемую пересортицу. Речь идет о сочетании излишков и недостач по однородным материальным ценностям, находящимся на хранении у одного материально ответственного лица. Методические указания по инвентаризации (п. 5.3) разрешают в этом случае по решению руководителя произвести зачет выявленных отклонений. По оставшимся после зачета излишкам и недостачам решения принимаются, как указано в пп. 2 и 3.
При выявлении любых отклонений фактических данных от учетных должны быть получены объяснения ответственных лиц.
***
Итоги инвентаризации подводятся на заседании комиссии. Образец протокола проведения инвентаризации не утвержден и может быть разработан компанией самостоятельно, так, чтобы отразить все существенные аспекты проведенной проверки. Протокол должен обязательно содержать в себе решения по выявленным в ходе проверки отклонениям.
Как в любой компании, в учреждениях государственного сектора периодически осуществляются инвентаризации . Для оформления полученных итогов используют специализированные формы документов, применяемые в соответствии с приказом Минфина № 52н от 30 марта 2015. Об особенностях одной из них – формы 0504835 «Акт о результатах инвентаризации» узнаем из настоящей публикации.
Когда применяется акт о результатах инвентаризации ф. 0504835
Алгоритм осуществления инвентаризации активов идентичен и для коммерческих компаний, и госорганов, и казенных учреждений. Происходит он поэтапно, в следующем порядке:
- распоряжением по учреждению руководитель назначает инвентаризационную комиссию;
- проводится подготовка к мероприятию (оформляются необходимые первичные документы на поступление и расход активов, подбиваются учетные остатки);
- подотчетные лица оформляют расписки-подтверждения наличия имущества находящегося на ответственном хранении;
- в назначенный приказом день проводится инвентаризация. Необходимым является участие комиссии в полном составе и присутствие подотчетных лиц.
Соблюдение перечисленных этапов обязательно, поскольку игнорирование любого из них может повлечь опротестование итогов. От общего порядка оформления отличаются лишь формы описей по видам имущества, а результаты инвентаризации оформляются актом формы 0504835.
Акт о результатах инвентаризации: особенности оформления
Форма № 0504835 составляется на основе оформленных инвентаризационных описей. Состоит акт из трех частей:
- заголовка с наименованием и кодом документа, названием субъекта, оформившего акт, дата составления;
- содержательной части, где фиксируется блок сведений о проведенной инвентаризации. В нем перечислены члены комиссии, объекты проверки и ее итоги;
- оформляющей части, т. е. подписей членов инвентаризационной комиссии с расшифровкой подписей и указанием должностей.
Составленный документ передается для утверждения руководителю учреждения или госоргана. Акт о результатах инвентаризации – достаточно удобная и понятная форма, обобщающая полученные итоги.
Акт о результатах инвентаризации: образец заполнения
Инвентаризационные описи составляются по подотчетным лицам, участкам и счетам бухучета. Т. е., если один сотрудник, являясь материально-ответственным лицом, отвечает, например, за сохранность нефинансовых активов (инвентаря и материалов) на складе и в эксплуатации, то инвентаризационные описи составляют отдельно по каждому участку, а результаты проверки объединяют в акте по итогам инвентаризации, пример заполнения которого, мы представляем вниманию читателя. Если расхождений между учетными данными и реальным наличием проведенной проверкой не установлено, то акт формы 0504835 составляется на основе описей.
Если же в ходе проверки были обнаружены несоответствия между наличием имущества и данными бухгалтерского учета, то к акту о результатах инвентаризации прилагается ведомость расхождений (ф-ма 0504092), прилагаемая к соответствующей описи. Она демонстрирует выявленные расхождения по каждой позиции, устанавливая излишки и недостачи в количественно-денежном выражении. И в этом случае кроме описей в акт обязательно включаются итоги ведомости. Предлагаем пример заполнения документа:
Оформленный акт подписывается членами комиссии, и утверждается руководством. По фактам расхождений ответственное лицо пишет объяснительную записку, которую также прикладывают к акту. В зависимости от установленных результатов руководитель принимает решение: излишки приходуются, а недостачи, как правило, взыскиваются с виновных лиц.
Чтобы узнать, соответствует ли реальное количество товарно-материальных ценностей, внеоборотных активов, денег или ценных бумаг заявленному в бухгалтерском учете организации, фирмы с установленной ими периодичностью инициируют пересчеты. Для проведения ревизий назначается специальная комиссия, которая по результатам проделанной работы составляет особый документ – акт инвентаризации. В нем систематизируются итоги и выводы проверки. На его основании при необходимости вносятся правки в учетную программу.
Инвентаризация – это процесс пересчета ценностей организации на предмет соответствия фактического наличия и данных бухучета. Одновременно с этой целью выполняются дополнительные задачи: выясняются условия хранения запасов, соблюдение техники эксплуатации, выявляются устаревшие, ненужные ТМЦ.
Процесс проведения ревизии требует жесткой регламентации. Вначале издается постановление, распоряжение о проведении инвентаризации (ИНВ-22), в котором прописывается тип ценностей, подлежащих пересчету, состав комиссии, сроки контрольного мероприятия. Руководствуясь положениями этой бумаги, сотрудники начинают работу, а ее результаты закрепляют в документах, бланки которых утверждены законодательно.
Формы первичной учетной документации для бухгалтерского учета утверждены постановлением Госкомстата №88. Существует множество бланков, выбор которых определяется типом пересчитываемых активов. Возможны, например, такие формы ИНВ:
- ИНВ-1 и 1а – образцы, разработанные для фиксации итогов пересчета внеоборотных активов (ОС и НМА).
- ИНВ-4 – ведомость остатков ТМЦ в складских помещениях.
- ИНВ-4 – результаты пересчета переданных покупателям товаров.
- ИНВ-5 – опись итогов проверки продукции, находящихся на ответственном хранении организации.
- ИНВ-8 – результаты ревизии изделий из драгоценных металлов и т.д.
Всего формы ИНВ включают 21 позицию, из которых компании необходимо выбрать одну, наиболее подходящую к конкретному случаю. Например, инвентаризационный ярлык ИНВ-2 используется организациями, у которых так много запасов, что их невозможно пересчитать за день. Это промежуточный документ, фиксирующий результаты одного цикла работы.
Если данные проверки и сведения, забитые в учетной программе, не сошлись, составляется акт инвентаризации ИНВ-19 – сличительная ведомость. В ней фиксируются те позиции, по которым наблюдаются расхождения.
Компании вправе выбирать, какой бланк использовать: унифицированный или собственный, разработанный с учетом законодательных требований. Практика показывает, что предпочтение второму пути отдается реже, т.к. типовые варианты удобны и просты для практического использования.
Правила заполнения формы ИНВ-3
На практике наиболее востребованным бланком из представленных в приказе Госкомстата является ИНВ-3. Он посвящен итогам подсчета ТМЦ, физически находящихся в организации: на складе и других местах движения ценностей.
Форма акта состоит из двух элементов: титульника и основной части. Готовый бланк инвентаризации можно найти в интернете. При необходимости можно переделать его «под себя», сохранив все обязательные поля.
Титульник содержит следующие данные:
- наименование компании и указание подразделения, где проводится проверка;
- сроки инвентаризации;
- № и дата приказа, регламентирующего мероприятие;
- тип пересчитываемых ценностей;
- расписки материально ответственных лиц в создании условий для ревизии.
Основная часть документа – таблица, где содержатся следующие сведения:
- наименование ТМЦ;
- инвентарный №, номенклатурный код;
- счет бухучета, где отражены ценности;
- их фактическое количество;
- цена и расчетная стоимость;
- итоговое количество единиц, порядковых номеров и общая стоимость;
- подписи всех уполномоченных лиц.
Если организация прибегает к контрольной проверке правильности проведения инвентаризации ценностей, внизу документа ставится подпись пост-контролера, его ФИО, должность и дата пересчета.
Документ составляется в двух равноценных копиях: 1-й экземпляр передается в подразделение бухгалтерии для сверки, 2-й – кладовщикам фирмы.
Как отражаются итоги инвентаризации внеоборотных активов?
Востребованные первичные документы, используемые в ходе проведения инвентаризации, – формы ИНВ-1 и ИНВ-1а. Они посвящены ревизии внеоборотных активов: материальных и нематериальных. Пересчет обычно производится перед составлением годового баланса, перед предстоящей реорганизацией компании или продажей бизнеса. Найти пример заполнения этих бланков можно в свободном доступе на сайтах информационно-правовых систем.
Действующие правила требуют, что документы готовятся отдельно по собственному и арендованному (привлеченному в лизинг) имуществу организации.
Правила заполнения документа по инвентаризации аналогичны принципам подготовки формы ИНВ-3. В описи указывается:
- порядковый номер объекта ОС;
- его наименование;
- год выпуска (покупки, завершения строительства);
- инвентарный и заводской номера, № паспорта объекта;
- фактическое наличие (по данным ревизоров и бухгалтерии).
Если речь идет об арендованном имуществе, таблица заполняется аналогично, но прописываются данные в трех дополнительных колонках: наименование, дата и номер документа, на основании которого ценности находятся у организации.
Скачать форму для основных средств можно в интернете, допускается разработка собственного образца, не противоречащего требованиям законодательства. Инвентаризационный документ обязательно подписывается ревизорами и материально ответственными лицами.
Как закрепить промежуточные итоги инвентаризации?
Если ревизия не укладывается в один день, для фиксации промежуточных итогов составляется специальный акт инвентаризации – ИНВ-2. Он необходим для организаций с большим количеством товаров на складе. В документе прописывается:
- место нахождения пересчитанных ценностей (№ ячейки, стеллажа и т.д.);
- характеристики ТМЦ (марка, артикул);
- число единиц ТМЦ, расположенных по конкретному «адресу».
Скачать бланки ИНВ-2 можно на бухгалтерских сайтах. Документ готовится в одном экземпляре, подписывается членом комиссии и ответственным за хранение, оставляется там, где физически располагаются поименованные в нем ТМЦ.
Как составить сличительную ведомость?
Особый акт инвентаризации – сличительная ведомость. Инструкция по заполнению, бланк – все это отыщется на сайтах информационно-правовых систем. Это логическое продолжение формы ИНВ-3 и ИНВ-1, если эти бумаги продемонстрировали расхождения бухучета с реальным положением дел.
Сличительная ведомость составляется по следующей схеме:
- сведения об организации (название, структурное подразделение, где проводилась ревизия);
- номер и дата приказа на инвентаризацию;
- сроки проверки;
- табличная форма с указанием «нестыковок»;
- подписи бухгалтера и лица, отвечающего за хранение ценностей.
Ведомость формируется в двух равноценных копиях. Она используется при проверке правильности проведения инвентаризации ценностей и устранении ошибок в текущем учете.
Акт инвентаризации – это документ, составленный в соответствии с положениями законодательства и закрепляющий итоги проведенной проверки. Его форма меняется в зависимости от типа пересчитываемых ценностей и особенностей ситуации, но обязанность по его составлению остается у компании всегда.
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter .